Transparenz schaffen – fundiert handeln

Wer zukunftsweisende Entscheidungen treffen will, muss wissen, worüber er spricht. Und er muss verstehen, welche Parameter mit welcher Auswirkung zu berücksichtigen sind. Das gilt für Druckkosten ebenso wie für die  druckbedingten CO2-Emissionen eines Unternehmens.

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Strukturen im Detail verstehen

Am Anfang unserer Arbeit steht die gründliche Analyse der aktuellen Output-Infrastruktur und der damit zusammenhängenden Prozesse. Dies versetzt uns in die Lage eine Ersteinschätzung der bestehenden Strukturen und Workflows zu geben und im Rahmen einer Vorstudie eine Empfehlung für das weitere Vorgehen auszusprechen.

Basierend auf den Informationen zum IST-Zustand der Umgebung entwickeln wir ein SOLL-Konzept. Dies ermöglicht die optimale Transparenz aller direkten und indirekten Kosten und der CO2-Emissionen. Darüber hinaus trifft es eindeutige Aussagen darüber, mit welchen Maßnahmen und welchem konkreten Einsparpotenzial der Gerätepark zu optimieren ist.

Prozessmanagement ist eine Vorgehensweise, die Übersicht schafft und der wachsenden Komplexität entgegenwirkt. Die Prozesse des Unternehmens werden identifiziert, beschrieben und konsequent an den Anforderungen der Kunden ausgerichtet.

 
 

Milestone 1: Konzept

Wir geben Antworten auf folgende Fragen:

  • Welche Geräte sind wo im Einsatz und werden von wem wie genutzt?
  • Wie hoch ist der Energiebedarf der einzelnen Geräte und der gesamten Umgebung?
  • Wie ist die Verteilung von farbigen und schwarz/weiß Drucken?
  • Ist die Verteilung im Gebäude noch sinnvoll und zeitgemäß?
  • Welche Bestandsgeräte sind zu ersetzen, welche können integriert werden?
  • Welche Kosten verursachen die Geräte und wie können sie reduziert werden?
  • Welche Leasing-, Service und Wartungs-Verträge gibt es zu den Geräten?
  • Welche davon sollten gekündigt, welche beibehalten werden?
  • Welche abteilungsbedingten Vorgaben (z. B. Datenschutz) sind zu beachten?
  • Wie ist der Gerätepark zu optimieren?
  • Welche Einsparpotenziale habe ich?
  • Wie gelangen Daten und Informationen ins Unternehmen?
  • Wie werden Informationen gespeichert oder abgelegt?
  • Wie wird die Revisionssichere Ablage gewährleistet?
  • Wo ist die aktuellste Version einer Datei abgelegt?
  • Wie rechnet sich die Maßnahme? (kurz-, mittel- und langfristig)
 
 
 

Im Rahmen einer Vor-Ort Begehung inventarisieren wir den bestehenden Gerätepark detailliert anhand einer standardisierten Check-Liste. Je nach Aufgabenstellung kann die Erfassung zusätzlich durch weitere individuelle Vorgaben wie Prozess- und Workflowanalysen oder CO2 Fußabdruck ergänzt werden. Page-Tracking Software und Anwenderbefragungen (persönliche/online) ergänzen diese Dienstleistung.

 
 

Die erfassten Daten werden in unsere Datenbank eingespeist und ausgewertet. Darüber hinaus werden Gebäudepläne visualisiert um einen detaillierten Überblick der aktuellen Struktur zu erhalten. Analysierte Prozesse werden mit Hilfe einer Prozesslandkarte grafisch dargestellt darüber hinaus, werden die gewonnenen Erkenntnisse aus den Workshops betriebswirtschaftlich bewertet und aufbereitet.

 
 

Basierend auf den erhobenen Daten wird ein auf die Anforderungen zugeschnittenes Optimierungskonzept – das neue Fleet-Design - entwickelt. Dies berücksichtigt den konkreten Druckbedarf und kundenspezifische Vorgaben. Darüber hinaus leitet sich davon ein standardisierter Warenkorb ab. Je nach Anforderung des Kunden entwickeln wir eine spezielle Druckerrichtlinie (Print Policy). Diese berücksichtigt bei Bedarf selbstverständlich auch alle Vorgaben zum Thema Klimaschutz und CO2 Reduktion. Die Ergebnisse werden zusammen mit den exakten Berechnungen aller direkten und indirekten Kosten in einem detaillierten Analysebericht zusammengefasst. Darin werden auch die konkreten Einsparungspotenziale aufgezeigt.