Details erkennen – Überblick behalten

Großunternehmen und Konzerne haben in der Regel eine durchdachtere IT-Infrastruktur. Dennoch kumulieren sich angesichts der hohen Endgeräte-Anzahl Faktoren wie Wachstum, Umstrukturierung und Fusionen zu einem enormen Einsparpotenzial. Damit können selbst kleinere Optimierungsmaßnahmen zu deutlichen Einsparungen führen.

 
 
 
 
 
 

mc² Case Study: Deutsche Amphibolin-Werke

Der Kunde

Die DAW-Firmengruppe entwickelt, produziert und vertreibt hochwertige Farben, Lacke, Lasuren, bauchemische Beschichtungen sowie Materialien für die Fassaden- und Dämmtechnik. Sie ist mit über 1 Milliarde Euro Umsatz das drittgrößte Unternehmen der Branche in Europa. Der Stammsitz des Familienunternehmens liegt im Odenwald, rund 35 km von Frankfurt/Main.

 

Veraltete Software, schlechter Service

Die vor einigen Jahren bereits optimierte und modernisierte Output-Infrastruktur verfügt über 200 Druck-, Fax-, Scan- und Kopiergeräte von zwei Herstellern sowie verschiedene Softwarekomponenten für den Betrieb der Flotte. Veränderte Prozesse und Anforderungen sowie unerwartete Komplikationen beim Betrieb der Druck-, Fax-, Scan- und Kopierumgebung führten zu dem Entschluss die Output-Infrastruktur einer herstellerunabhängigen Validierung zu unterziehen.

 
 

Vielfältige Anforderungen

Die Validierung sollte folgende Problemfelder fokussieren:

  • Falschlieferungen von Druckerpatronen/-kartuschen
  • Unterschiedliches Druckbild (z.B. aus SAP) durch unterschiedliche Druckertreiber
  • Intransparente Rechnungslegung, keine Nachvollziehbarkeit der Kosten
  • Bindung an Seitenabnahmevolumen
  • Geräte von zwei Herstellern
  • Erhöhter Verwaltungsaufwand durch Software für Scan-Workflow und für Page Tracking von zwei Anbietern
  • Veraltete Software
  • Unzeitgemäße Serviceverträge
  • Veränderte Anforderungen an Scan-Workflows
 
 

Ziele

 

Transparenz und Flexibilität

Die DAW verband das Validierungsprojekt mit folgenden Zielen:

  • Verbesserung von Lieferungen und Leistungen
  • Software für Scannen und Managen der neuen Geräteflotte aus einer Hand
  • „Ein-Hersteller-Strategie“ für Drucker und Multifunktionsgeräte
  • Echte Kostentransparenz, tagesaktuell und per Knopfdruck
  • Optimiertes Vertragswesen mit zukunftsorientierten Steuerungsmöglichkeiten für vollste Flexibilität bei sich ändernden Anforderungen
 
 

Bei der Wahl eines Partners für die Optimierung der Output-Infrastruktur wurde die mc² management consulting GmbH aufgrund ihrer langjähriger Markterfahrung, ihrer Referenzen und ihrer hohen Spezialisierung gewählt.

Step 1: Erfassung
Ein Onsite-Team erfasste die vorhandene Druck-/Scan-/Fax-/Kopierer-Infrastruktur sowie die Arbeitsabläufe vor Ort detailliert und übertrug sie in Etagenpläne.

Step 2: Ermittlung IST-Kosten
mc² strukturierte die verschiedenen Rechnungen des bisherigen Providers, stellte die Ist-Kosten aller Drucker, Kopierer und Faxgeräte transparent dar und ermittelte den Energieverbrauch.

Step 3: Soll-Strategie
Auf dieser Datenbasis entwickelte mc² eine bedarfs- und anforderungsgerechte Soll-Strategie mit zukunftsorientierter Geräteflotte und erstellte eine Soll-Kostenprognose auf Basis des ermittelten Nutzungsgrades.

Step 4: Request for Proposal
Abschließend erarbeitete mc² einen Request for Proposal, der in einem Leistungsverzeichnis alle Anforderungen ausführlich formuliert sowie in einem Anlagenkatalog alle technischen Details und Besonderheiten aufschlüsselt.

 
 

26% reduzierte Kosten

Die DAW verfügt jetzt über eine transparente und zukunftstauglich optimierte Infrastruktur. Diese arbeitet umweltschonender und hat die Kosten um 26% gesenkt.

 

Scan-Software

  • vorher: von Unternehmen A
  • nachher: ein Provider


Page-Tracking-Software

  • vorher: von Unternehmen B
  • nachher: ein Provider


Seitenabnahmevolumen

  • vorher: fix, nicht transparent
  • nachher: Abrechnung nach tats. Verbrauch


Kostentransparenz

  • vorher: nein
  • nachher: ja, per Knopfdruck


Gerätehersteller

  • vorher: 2
  • nachher: 1
 
 

Herr Wilhelm (Leiter der Information Technology bei DAW):

Mit der mc² management consulting GmbH gelang es uns, am Markt ein Beratungshaus zu finden, welches uns in Fragen unserer Herausforderungen professionell, kompetent und vorausschauend beraten hat.

 

Herr Panzer (Verantwortlicher Druck- und Kopierinfrastruktur bei DAW):

Nun sind wir in der „Outputinfrastruktur 2.0“ angekommen und können unserem eigentlichen Tagesgeschäft nachgehen. Wir versprechen uns durch die zukunftsweisende Neuorganisation unserer Geräte signifikante Verbesserungen. Die Erfahrungen der mc² gaben uns neue Impulse.

 
 
 

mc² management consulting GmbH

Ludwig-Rinn-Str. 14 – 16
35452 Heuchelheim

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