Die Wartungs- und Serviceverträge für Multifunktionsgeräte liefen aus. Die zum großen Teil veralteten Geräte sollten durch neue, leistungsfähigere Maschinen ersetzt werden. Darüber hinaus sollte eine verbesserte Servicestruktur aufgebaut werden, die den gesamten Landkreis abdeckt. Zu den zentralen Anforderungen gehörte es, die Lieferungen und Leistungen an den Schulstandorten erheblich zu verbessern sowie gleichzeitig die Gerätelandschaft technisch und wirtschaftlich zu optimieren. Dies sollte im Rahmen eines intelligenten Full-Service-Konzeptes für moderne Multifunktionsgeräte umgesetzt werden.

Als externer Partner für die Konzeptplanung und die Erstellung einer Ausschreibung wurde die mc² GmbH als unabhängiger Beratungsspezialist beauftragt. Nach der finalen Zusammenstellung der optimierten Multifunktionsgeräteflotte war mit einer europaweiten Ausschreibung zu rechnen. Aus diesem Grunde wurde die langjährig erfahrene mc² GmbH auch bei der Gestaltung der Ausschreibung nach VOL/A unter Anwendung der aktuellen UfAB integriert.

Die Umsetzung fand in klar definierten Phasen mit entsprechenden Milestones statt.

Step 1: Erfassung und Ermittlung der IST-Kosten
Detaillierte Erfassung der vorhandenen Druck-/Scan-/Fax-/Kopierer-Infrastruktur an den 40 Standorten und Übertragung in einen Etagenplan durch ein Onsite-Team vor Ort. Betriebswirtschaftliche Bewertung aller Geräte.

Step 2: Full-Service-Konzept und Soll-Strategie
Entwicklung einer zukunftsweisenden Output-Strategie und Erstellung einer Soll-Kostenprognose unter Berücksichtigung des aktuellen Nutzungsgrades der Geräte (Business Case).

Step 3: Re-Design und europaweite Ausschreibung 
Nach Konzeptfreigabe, abschließender Kostenprognose und finaler Soll-Konzeptionierung erstellte mc² GmbH sämtliche Vergabeunterlagen. Hierzu gehörte auch eine Bewertungsmatrix zur Bewertung der Angebote nach der erweiterten Richtwertmethode. mc² begleitete den gesamten Ausschreibungsprozess, beantwortete die Fragen der Bieter, prüfte und wertete anschließend die Angebote aus. Danach gab mc² eine Vergabeempfehlung ab.

Der Werra-Meißner-Kreis verfügt jetzt über eine modernisierte Multifunktionsgeräteflotte. Dies ermöglicht den Mitarbeitern mit modernen Technologien zu arbeiten und deren Möglichkeiten zu nutzen. Dies trägt erheblich zu einer effizienteren Arbeitsweise in der Verwaltung bei. Das intelligente Full-Service-Konzept inklusive automatischer Tonerbelieferung optimiert die Verfügbarkeit der Multifunktionsgeräte. Mit der Umsetzung spart der Werra-Meißner-Kreis jährlich ca. 12 % Kosten ein gegenüber dem vorherigen Betrieb. Die Maßnahme war ein voller Erfolg.

Anzahl der Geräte

• vorher: 51
• nachher: 51

Modelle / Gerätetypen

• vorher: 7
• nachher: 5

Durchschnittsalter:

• vorher: 78 Monate
• nachher: Neugeräte

Standorte

• vorher: 40
• nachher: 40

Service

• vorher: diverse Services
• nachher: Full Service Konzept

Herr Mischkowsky (Mitarbeiter Sachgebiet externe Dienste):
„Das strukturierte Arbeiten im Projekt brachte uns sehr schnell zum Ziel: dem Betrieb einer zukunftsorientierten Multifunktionsgeräteflotte im Sinne einer modernen Verwaltung.“