Ein 25-köpfiges EDV-Team ist für die Wartung, Pflege und Instandhaltung der ca. 1.800 Rechner mit insgesamt mehr als 1.300 Duckern/Kopierern/Faxen zuständig. Die EDV Infrastruktur war nicht mehr zeitgemäß. Dies zeigte sich insbesondere bei einem geplanten Projekt zur kreisweiten Vernetzung aller Standorte um sie „remote“ zu betreuen. Auf 40 Terminalservern wurden den Usern mehr als 80 Gerätetreiber pro Server bereitgestellt. Durch Geräte verschiedener Hersteller und unterschiedliche Serviceverträge war die Betreuung der Endgeräte äußerst aufwändig und schwierig. Auch die Beschaffung von Betriebsmitteln (Toner etc.) war äußerst komplex und auf mehreren Fachbereiche verteilt.

Ein zusätzliches Problem stellte die genaue Zuordnung der Kosten für die Druck-, Fax- und Kopiererflotte dar. Aus diesem Grunde konnten diese Finanzmittel im Rahmen der Doppik für den Jahreshaushalt nicht konkret geplant werden.

Nachdem der Kreis die Beschaffung sowie die Verwaltung der Drucker, Kopierer und Faxgeräte bei der IT zentralisiert in die Verantwortung gegeben hatte wurde nach einem Weg für eine Lösung der vorher geschilderten Herausforderungen gesucht.

Dabei wurden folgende Ziele definiert:

• Effizientes Gerätemanagement
• Verbesserung der Nutzungsmöglichkeiten für die Anwender
• Zentrale Kostenkontrolle und Planbarkeit

Im Vorfeld wurde ein klar strukturiertes Projekt ins Leben gerufen, dass durch feste Milestones einen kalkulierbaren Projektrahmen bekam. In mc² fand der MKK einen verlässlichen und kompetenten Partner.

Step 1: Erfassung
Die vorhandenen Druck-/Scan-/Fax-/Kopierer-Infrastruktur wurden durch Onsite-Teams an den Standorten des MKK erfasst. Anschließend wurden  die erfassten Geräte zur Visualisierung in Etagenpläne übertragen.

Step 2: Ermittlung der IST-Kosten
Alle Geräte wurden auf der Zahlenbasis des MKK betriebswirtschaftlich bewertet und anschließend in einem IST-Kosten Spiegel aufbereitet. 

Step 3: Output-Strategie
Nach der Aufbereitung aller quantitativen und betriebswirtschaftlichen Daten, entwickelte mc² gemeinsam mit dem Projektteam des MKK eine Output-Strategie für eine zukünftige Umsetzung. Die strategische Neuausrichtung  umfasste eine nutzerbezogene Geräte-Neubeplanung, eine Print Policy inklusive einem auf die konkreten Anforderungen zugeschnittenen Warenkorb, sowie ergänzende Softwaretools für einen zukunftsweisenden Soll-Betrieb.

Step 4: Soll-Strategie
Auf der Basis der Output-Strategie wurde eine Soll-Beplanung erstellt.
Die Ergebnisse wurden anschließend gebündelt den Fachbereichs-leitern in einem Business Case vorgestellt.

Step 5: Re-Design
Nach interner Absprache durch den MKK, erstellte mc² eine finale Soll-Geräte-beplanung mit einer abschließenden Kostenprognose. Diese Daten dienten auch der MKK Vergabeakte als Grundlage.

Step 6: Europaweite Ausschreibung
Um das Soll-Konzept des MKK in eine Ausschreibung für die Beschaffung zu überführen, erstellte mc² ein Leistungsverzeichnis und einen Anlagenkatalog. Dieser war an die Empfehlungen der UfABV sowie den Anforderungen des MKK angelehnt. Während der Ausschreibungsphase unterstützte mc² auch bei den Bieterfragen. Nach der Submission wertete mc² alle eingetroffenen Angebote aus und erstellte einen Vergabevorschlag als Basis für die weiteren Schritte.

Der Main Kinzig Kreis verfügt heute über eine optimierte Druck-, Fax- und Kopier- infrastruktur auf modernstem Niveau mit reduzierten sowie planbaren Kosten. Die Maßnahme war ein voller Erfolg.

Anzahl der Geräte

• vorher: 876
• nachher: 636

Modelle / Gerätetypen

• vorher: 123
• nachher: 7

Hersteller

• vorher: 12
• nachher: 1

Durchschnittsalter

• vorher: 63 Monate
• nachher: neu

Service

• vorher: diverse
• nachher: Full Service Konzept

Herr Nebenführ (Leiter Sachgebiet IT)
„Durch unser Output-Konzept sind wir auf den richtigen Weg in eine moderne Verwaltung. Mit der Unterstützung durch mc2 management consulting GmbH schufen wir die Basis für mehr Kostentransparenz und Effizienz.“

Herr Zülch (Mitarbeiter Sachgebiet IT)
„Die zuverlässige Geräteverfügbarkeit stand im Fokus. Wir mussten etwas ändern, um den Anforderungen unserer Anwender besser gerecht zu werden.“