Die Umsetzung fand in klar definierten Phasen mit entsprechenden Milestones statt.
Step 1: Erfassung
Detaillierte Erfassung der vorhandenen Druck-/Scan-/Fax-/Kopierer-Infrastruktur und Übertragung in einen Etagenplan durch ein Onsite-Team vor Ort.
Step 2: Ermittlung der IST-Kosten
Aufstellung der Ist-Kosten aller Drucker, Scanner, Kopierer und Faxgeräte.
Step 3: Soll-Strategie
Nach der Aufbereitung aller Daten entwickelte mc² eine neue, bedarfs- und anforderungsgerechte Soll-Strategie mit einer zukunftsorientierten Geräteflotte. Darüber hinaus wurde eine Soll-Kostenprognose (unter Berücksichtigung des aktuellen Nutzungsgrades, der zukünftigen Geräteausstattung und des zukünftigen Gerätenutzungszeitraumes) erstellt.
Step 4: Europaweite Ausschreibung
In der Folge erstellte mc² die gesamten Ausschreibungsunterlagen inklusive einer Anlagenmatrix unter Berücksichtigung der VOL/A, EVB-IT und des EG-Vergaberechtes. Darüber hinaus wurde eine Bewertungsmatrix nach der aktuellen UfAB entwickelt. mc² beantwortete die Bieterfragen, prüfte die Angebote und wertete sie aus. Abschließend wurde eine Vergabeempfehlung gegeben.