Strukturen erkennen – Abläufe verstehen

Aufträge im öffentlichen Bereich haben besondere Anforderungen hinsichtlich
der Ausschreibung und der Realisierung zu erfüllen. Dank unserer Spezialisierung und unserer langjährigen Erfahrung sind wir hier im Detail eingearbeitet. Unsere Kompetenzen im Bereich CO2-Reduktion und Kompensation sind weitere Vorteile, die wir Auftraggebern bieten.

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mc² Case Study: Stadt Trier

Der Kunde

Die Stadt Trier ist mit ca. 105.000 Einwohnern Oberzentrum des ehemaligen Regierungsbezirks Trier. In der Bischofs- und Universitätsstadt wohnen mehr als 20.000 Studierende.

 

Mit der Umstellung von einer Großrechner- auf eine Client-Server-Struktur hat die Stadt auch den Zentraldruck bei der Sparkasse eingestellt. Seither sind an den meisten Arbeitsplatzrechnern Drucker (Laser oder Tintenstrahl) angeschlossen – alleine im Rathaus insgesamt 775. Darüber hinaus werden bei der Hausdruckerei mehrere leistungsstarke Großdrucker für den Massendruck (Jahressteuerbescheide, Rechnungen, Mahnungen etc.) betrieben.

Durch die unterschiedlichen Beschaffungszeitpunkte sind zahlreiche unterschiedliche Drucker im Einsatz, was zu verschiedenen Schwierigkeiten führt:

  • hohe Lagerkosten durch die Vielzahl von Druckerpatronen/-kartuschen
  • unterschiedliches Druckbild (z.B. aus SAP) durch unterschiedliche Druckertreiber
  • schwierige Einbindung der Drucker im Terminalserver-Umfeld und hohe Betreuungskosten
  • aufwändige Garantie-Koordination und Verwaltung der verschiedenen Lieferanten
  • hohe Kosten für Garantieerweiterungen (um Ausfallzeiten zu minimieren)
  • teure Tintenstrahldrucker für Farbdruck im Einsatz
  • hohe Standby-Kosten durch viele Drucker am Arbeitsplatz
  • dezentrale Verteilung des Papiers auf die einzelnen Büros


Zusätzlich waren weitere individuelle Schwierigkeiten gegeben:

  • Ozon-, Feinstaub- und Lärmbelästigung
  • Platzprobleme auf dem Schreibtisch durch Papierlagerung
  • verzögerte Reparaturen bei Drucker-Ausfall
 
 

Ansatz

 

Angesichts auslaufender Kopiererverträge und der Einführung der Doppik entschied sich die Stadt Trier, ihre historisch gewachsene Drucker- und Kopiererlandschaft grundsätzlich zu optimieren und den Service neu zu organisieren. Dabei standen folgende Anforderungen im Fokus:

  • Optimierung von Lieferungen und Leistungen
  • Vereinheitlichte Verwaltung der Gerätelandschaft und erhöhte Transparenz
  • Gerätelandschaft in einen technisch und wirtschaftlich effizienten Betriebsablauf bringen

Hierfür sollte ein modernes, intelligentes Full-Service-Konzept genutzt werden. Ausschlagegebend für die Wahl von mc² als Partner waren die langjährige Erfahrung, die hervorragenden Referenzen und die hohe Spezialisierung.

 
 

Die Umsetzung fand in klar definierten Phasen mit entsprechenden Milestones statt.

Step 1: Erfassung
Detaillierte Erfassung der vorhandenen Druck-/Scan-/Fax-/Kopierer-Infrastruktur und Übertragung in einen Etagenplan durch ein Onsite-Team vor Ort.

Step 2: Ermittlung der IST-Kosten
Aufstellung der Ist-Kosten aller Drucker, Scanner, Kopierer und Faxgeräte.

Step 3: Soll-Strategie
Nach der Aufbereitung aller Daten entwickelte mc² eine neue, bedarfs- und anforderungsgerechte Soll-Strategie mit einer zukunftsorientierten Geräteflotte. Darüber hinaus wurde eine Soll-Kostenprognose (unter Berücksichtigung des aktuellen Nutzungsgrades, der zukünftigen Geräteausstattung und des zukünftigen Gerätenutzungszeitraumes) erstellt.

Step 4: Europaweite Ausschreibung
In der Folge erstellte mc² die gesamten Ausschreibungsunterlagen inklusive einer Anlagenmatrix unter Berücksichtigung der VOL/A, EVB-IT und des EG-Vergaberechtes. Darüber hinaus wurde eine  Bewertungsmatrix nach der aktuellen UfAB entwickelt. mc² beantwortete die Bieterfragen, prüfte die Angebote und wertete sie aus. Abschließend wurde eine Vergabeempfehlung gegeben. 

 
 

Die Stadt Trier verfügt jetzt über eine optimierte Infrastruktur mit deutlich weniger Geräten (-39%). Gleichzeitig konnten die Druckkosten um 22% gesenkt werden.

 
 

Anzahl der Geräte

  • vorher: mehr als 817
  • nachher: 498 (-39 %)

 

Modelle / Gerätetypen

  • vorher: 138
  • nachher: 8

 

Hersteller

  • vorher: 24
  • nachher: 1

 

Durchschnittsalter

  • vorher: 58 Monate
  • nachher: neu

 

Service

  • vorher: diverse
  • nachher: Full Service Konzept
 
 

Herr Legenhausen (Leiter ZD/Datenverarbeitung, Stadt Trier)
„Dank der Firma mc² management consulting GmbH ist es uns gelungen das Projekt erfolgreich umzusetzen, d.h. eine einheitliche, ausgewogene Geräteumgebung zu schaffen, eingebunden in ein Full-Service-Konzept. Die von der Firma mc² management consulting konzipierte Ausschreibung führte uns reibungslos und sicher zum wirtschaftlichsten Angebot. Auch die Resonanz unserer rund 1.000 User ist positiv. Es sind zwar weniger, aber dafür leistungsfähigere Geräte im Einsatz, die rund um die Uhr drucken, scannen und kopieren können.“

 
 
 

mc² management consulting GmbH

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