Die Umsetzung fand in klar definierten Phasen mit entsprechenden Milestones statt.
Step 1: Erfassung und Ermittlung der IST-Kosten
Detaillierte Erfassung der vorhandenen Druck-/Scan-/Fax-/Kopierer-Infrastruktur an den 40 Standorten und Übertragung in einen Etagenplan durch ein Onsite-Team vor Ort. Betriebswirtschaftliche Bewertung aller Geräte.
Step 2: Full-Service-Konzept und Soll-Strategie
Entwicklung einer zukunftsweisenden Output-Strategie und Erstellung einer Soll-Kostenprognose unter Berücksichtigung des aktuellen Nutzungsgrades der Geräte (Business Case).
Step 3: Re-Design und europaweite Ausschreibung
Nach Konzeptfreigabe, abschließender Kostenprognose und finaler Soll-Konzeptionierung erstellte mc² GmbH sämtliche Vergabeunterlagen. Hierzu gehörte auch eine Bewertungsmatrix zur Bewertung der Angebote nach der erweiterten Richtwertmethode. mc² begleitete den gesamten Ausschreibungsprozess, beantwortete die Fragen der Bieter, prüfte und wertete anschließend die Angebote aus. Danach gab mc² eine Vergabeempfehlung ab.